Event planen – rechtzeitig und umfassend beginnen

Die nächste Party kommt bestimmt: Ob Silvesterfete oder erfolgreich bestandene Prüfung, ob Geburtstag oder Firmenjubiläum – es gibt nicht nur viele Anlässe, mit Freunden und Verwandten, Kollegen und Geschäftskunden anspruchsvoll zu feiern. Wer aber einmal ein solches Event geplant und veranstaltet hat, der weiß natürlich, wie viel Arbeit im Hintergrund zu bewältigen und was an umfänglicher Vorbereitung zu veranlassen ist.

Anlass und Rahmen beachten

Bei der Planung eines Events solle deshalb zunächst über den Anlass und den richtigen Rahmen nachgedacht werden. Es ist wichtig, bestimmte Erwartungen der Gäste zu erfüllen: Handelt es sich um einen Stehempfang nach einer Konferenz, zu dem nur Häppchen gereicht werden? Oder ist es eine Weihnachtsfeier, die mit einem geselligen Beisammensein zum Jahresende ausklingen soll? Anlass und Rahmen, aber auch die ungefähre Zahl der Gäste rechtzeitig zu planen, ist eine wichtige Voraussetzung, um Budget und Kapazitäten sinnvoll planen zu können.

Checkliste anlegen

Anschließend ist es sinnvoll, schriftlich zu planen und zu notieren, was bereits erledigt ist: Termin und Örtlichkeit sollten als erstes festgelegt werden. Gästen sollte schon vor der förmlichen Einladung informell signalisiert werden, dass ein Event ansteht: So können sie dies rechtzeitig in ihrer Terminplanung berücksichtigen. Werden die Einrichtung und das Catering, aber auch die kulturelle Umrahmung selbst übernommen, empfiehlt es sich, rechtzeitig eine LKW-Vermietung anzusprechen und einen Transporter oder ein größeres Fahrzeug reservieren zu lassen. Immer wieder geraten Veranstalter in Bedrängnis, weil sie den Aspekt der LKW-Anmietung nicht berücksichtigen.

Leib und Magen nicht vergessen

Je nach Umfang des Events sollte der Veranstalter ebenfalls frühzeitig an die Verpflegung denken. Dabei ist es wichtig zu wissen, wie viele Gäste etwa erwartet werden. Denn davon wird in aller Regel abhängen, ob ein professioneller Caterer bestellt oder die Verpflegung selbst zubereitet wird. Ist sich der Veranstalter unschlüssig, welche Mengen an Speisen er vorbereiten sollte, sollte er dem Rat des Cateringservices trauen. Die Firmen sind sehr erfahren und wissen aus ihrer jahrelangen Tätigkeit, welche Erwartungen Gäste haben und was angemessen ist. Nicht zuletzt ist es sinnvoll, für eine entsprechende Dekoration zu sorgen – von Girlanden, über Tischschmuck, von Platzkärtchen bei förmlichen Events bis hin zu dem Blumenarrangement.
Sind alle Vorbereitungen getroffen, sollte der Gastgeber noch einmal prüfen, ob tatsächlich alle Einladungen an die potentiellen Gäste rausgegangen sind und ob sie zugesagt haben. Denn auch das passiert immer wieder: Erst in letzter Sekunde bemerken Veranstalter, dass sie vergessen haben, den Rücklauf zu organisieren.

Fazit:

Wer eine Veranstaltung oder ein Event organisiert, sollte frühzeitig und ohne Zeitdruck mit den Vorbereitungen beginnen. Vor allem empfiehlt sich eine Checkliste, die, mit konkreten Terminen versehen, abgearbeitet werden sollte.